Exit Interview staje się coraz częściej stosowanym rozwiązaniem, dzięki którym możemy zbadać i przeanalizować powody, dla których pracownik opuszcza naszą firmę. Jest to swoiste zweryfikowanie atrakcyjności naszej oferty w odniesieniu do rynku pracy, porównanie poziomu wynagrodzeń, systemu benefitów, kultury organizacyjnej i in. Warto zbadać zatem motywacje i powody odejścia.
Różne oblicza Exit Interview
Exit Interview może przyjąć formę ankiety mailowej, telefonicznej, czy wywiadu bezpośredniego. Wszystkie te opcje mają swoje plusy i minusy. Ankieta mailowa, choć wygodna dla nas i dla odchodzącego pracownika, to niestety często jest ignorowana. Trudniej odmówić odpowiedzi, jeśli ktoś z byłej firmy dzwoni do nas i poświęca swój czas na zadanie nam interesujących go pytań, niemniej wciąż pozostaje kwestia braku kontaktu wzrokowego z drugą osobą i uniemożliwienie odczytania mowy ciała. Z kolei wywiad bezpośredni jest czasochłonny, często trudniej odpowiedzieć na pytania wrażliwe, niemniej jest najbardziej rzetelny i przynieść może najwięcej informacji, a o te przecież nam chodzi.
Z kim rozmawiać…?
Są dwie szkoły: jedna, która mówi, aby rozmawiać wyłącznie z tymi, którzy sami złożyli nam wypowiedzenie, druga, która uwzględnia także tych pracowników, których sami zwolniliśmy. I choć drugie rozwiązanie może niekiedy być niemożliwe do wykonania (zwolnieniom towarzyszą różne, najczęściej negatywne emocje), to jednak tylko wówczas uzyskamy miarodajne wyniki, jeśli zbadamy wszystkie przypadki.
Najlepiej, aby taką rozmowę przeprowadził ktoś z działu HR – osoba, która nie była bezpośrednio związana z danym pracownikiem, jest najbardziej obiektywna, jednocześnie zna firmę na tyle, aby móc swobodnie rozmawiać o różnych jej aspektach.
Niestety, w wielu firmach rozmów tych podejmują się byli przełożeni, co nie jest najlepszym pomysłem. Kto z nas będzie szczerze rozmawiał z byłym przełożonym zwłaszcza, gdy to on był jednym z powodów naszego odejścia z firmy?
… i kiedy?
Kiedy przeprowadzić taką rozmowę? Ze swojego doświadczenia wiem, że najlepsze wyniki dawały rozmowy przeprowadzone w ostatnim tygodniu pracy osoby, która samodzielnie złożyła wypowiedzenie. W przypadku zwolnienia po stronie pracodawcy – najlepiej odczekać dwa, trzy tygodnie, aż emocje opadną i były pracownik oswoi się z nową dla niego sytuacją. Osobiście uważam, że jeśli ktoś odchodzi z naszej firmy sam, na swoich warunkach, to dobrze wypada wywiad bezpośredni. Wówczas warto mieć przygotowane pytania, na których odpowiedziach nam szczególnie zależy (wszak zbieramy dane ogólne, zatem aby były miarodajne, muszą badać ten sam aspekt). Niemniej, co jest bardzo istotne, słuchajmy co mówi pracownik, sterujmy rozmową, ale i pozwólmy mu powiedzieć, co stanowiło o jego bolączkach, co zadecydowało o odejściu. W przypadku zwolnienia pracownika, najczęściej stosowałam rozmowę telefoniczną, po wcześniejszym umówieniu się na nią – zależało mi, aby pracownik miał dla mnie czas, aby poczuł się ważny poprzez to, że jego głos ma znaczenie dla całej organizacji. Pamiętajmy – są różne powody zwolnień, a ocena organizacji jako całości, należy się każdemu i każda z tych osób może dać nam ważne informacje.
Dlaczego?
Pytanie o powód odejścia jest kluczowym podczas przeprowadzania ankiety z pracownikiem, który złożył nam wypowiedzenie. Najczęstsze powody to kwestie rozwoju, wynagrodzenia, wizji firmy, zaplecze socjalne, relokacja, powody osobiste czy popularne obecnie modele hybrydowe. Odchodzący pracownik może dać Tobie wiele wskazówek na przyszłość. Warto zatem pytać i warto chcieć usłyszeć, co ma nam do powiedzenia.Exit Interview to czas, w którym możesz wybadać, jak pracownik postrzega naszą firmę, jakie są jej wady/zalety; jakie miał relacje z przełożonym, na co zwrócić uwagę; jak powinna wyglądać ścieżka kariery, wynagrodzenie, system benefitów. Możesz śmiało zapytać o atmosferę w pracy, w zespole, o kwestię komunikacji w firmie, czy o motywację.
Pamiętajmy też – odchodzący pracownik jest wizytówką naszej firmy. Rozmowa taka może wpływać na to, jakie informacje przekaże on dalej.
To spojrzenie na procesy w firmie, na jej wewnętrzną sytuację, oczami pracownika.
Exit Interview – wnioski
Decydując się przeprowadzać wśród byłych pracowników ankietę, warto zastanowić się, co chcemy dzięki temu osiągnąć. Wiele firm zaczyna ją wdrażać w sytuacji, gdy obserwuje coraz większy odpływ pracowników, coraz większą ich rotację, brak identyfikacji z firmą. W przypadku dużych organizacji, wychwycenie tego elementu może być trudniejsze ze względu na skalę. Warto rozważyć decyzję o wdrożeniu tych badań konstruując dział HR, aby na bieżąco badać sytuację wewnątrz firmy oraz by móc sprawnie reagować na sygnały płynące od pracowników. To najcenniejszy głos – były pracownik nie czuje już bowiem presji i może swobodnie rozmawiać o tematach wrażliwych związanych z jego zatrudnieniem, z funkcjonowaniem poszczególnych działów czy całej firmy. Wnioski płynące z tych badań mogą być kluczowe dla naszej organizacji.
